Nuestro cliente
SIAR
Funciones que nos ayudaron: Automatización de procesos, Analítica integrada y gestión documental
Tipo de empresa: B2B
Industria: Gestión documental.
Siar
Impulsa su transformación digital y fortalece la gestión de la información con Zoho y OpenSky
“Pasamos prácticamente de medir poco a medirlo todo. Hoy el 100% de nuestro flujo comercial está dentro de Zoho CRM.”
— Joel Andrade, Subgerente General de Sistemas y Archivos S.A.S.
Durante más de 28 años, SIAR – Sistemas y Archivos S.A.S. ha acompañado a organizaciones de todo el país en la administración eficiente de uno de sus activos más importantes: la información.
Con presencia en Bogotá, Barranquilla, Santa Marta y Bucaramanga, SIAR se ha especializado en desarrollar soluciones de gestión documental y administración de información para empresas que buscan optimizar sus procesos sin necesidad de contar con un departamento interno especializado.
Precisamente por conocer el valor de la información, la organización comprendió que su propia transformación digital debía comenzar fortaleciendo la seguridad, disponibilidad y administración de sus datos.
Lo que inició como la búsqueda de una solución de correo electrónico después de un incidente de pérdida de información terminó convirtiéndose en una estrategia de transformación digital que hoy integra más de siete aplicaciones del ecosistema Zoho, entre ellas Zoho CRM Plus y Zoho WorkDrive, con el acompañamiento estratégico de OpenSky Consultores.
¿Qué aprenderás de este caso de éxito?
Cómo convertir un incidente de pérdida de información en una oportunidad para transformar toda la organización.
Cómo centralizar la gestión documental con Zoho WorkDrive.
Cómo digitalizar completamente un proceso comercial basado en ISO 9001 utilizando Zoho CRM.
Cómo obtener indicadores comerciales confiables mediante dashboards en tiempo real.
Cómo garantizar la seguridad y disponibilidad de la información empresarial.
Cómo un aliado especializado ayuda a seleccionar las herramientas adecuadas dentro del ecosistema Zoho.
El reto: proteger la información y modernizar los procesos
En 2014, SIAR enfrentó un incidente que marcaría el inicio de su transformación digital.
La organización sufrió una pérdida de información asociada al uso de herramientas de correo electrónico de terceros, situación que evidenció la necesidad de contar con una plataforma que ofreciera mayores garantías de seguridad, disponibilidad y respaldo de la información.
Después de evaluar diferentes alternativas tecnológicas, la alta dirección tomó la decisión de adoptar Zoho como su plataforma de colaboración empresarial.
La implementación comenzó con el servicio de correo electrónico, pero rápidamente la organización identificó nuevas oportunidades para modernizar otros procesos estratégicos.
Una evolución constante dentro del ecosistema Zoho
Lo que inicialmente fue una solución para proteger el correo electrónico evolucionó hasta convertirse en un ecosistema tecnológico integrado.
Once años después, SIAR utiliza más de siete aplicaciones de Zoho para apoyar diferentes procesos de la organización.
Uno de los siguientes pasos fue incorporar Zoho WorkDrive, plataforma que permitió administrar de manera centralizada el repositorio documental de la compañía.
WorkDrive se convirtió no solo en el repositorio interno de información, sino también en una herramienta para soportar la prestación de servicios a sus clientes, facilitando la organización, colaboración y disponibilidad permanente de los documentos.
La información dejó de estar dispersa para concentrarse en un entorno seguro, estructurado y accesible para los equipos autorizados.
Seguridad y disponibilidad como prioridad
Para una empresa cuya especialidad es la gestión documental, la protección de la información es un aspecto crítico.
La adopción de Zoho permitió fortalecer elementos fundamentales como:
Disponibilidad permanente de la información.
Políticas de respaldo (backup).
Seguridad 24/7.
Mayor confiabilidad de la plataforma.
Reducción del riesgo de pérdida de información.
El resultado ha sido contundente.
Después del incidente que motivó el cambio, SIAR confirma que durante más de una década no ha vuelto a experimentar una situación similar.
La plataforma se convirtió en un respaldo sólido para la continuidad de la operación y la confianza de sus clientes.
De un proceso comercial manual a un CRM completamente medible
Uno de los mayores avances de la transformación digital ocurrió dentro del área comercial.
Aunque SIAR ya contaba con un proceso definido bajo los lineamientos de la ISO 9001, gran parte de la gestión seguía dependiendo de herramientas ofimáticas, documentos independientes y actividades manuales.
Esto dificultaba el seguimiento de las oportunidades y hacía complejo obtener indicadores confiables para la toma de decisiones.
Con la implementación de Zoho CRM Plus, el proceso comercial fue rediseñado y digitalizado completamente.
Hoy el flujo comercial se encuentra administrado dentro de una única plataforma, permitiendo medir cada etapa del proceso de ventas y generar indicadores automáticos en tiempo real.
Como explica Joel Andrade:
“Pasamos prácticamente de medir poco a medirlo todo. Hoy el 100% del flujo comercial está dentro de Zoho CRM Plus.”
Información confiable para tomar mejores decisiones
Antes de Zoho CRM Plus, muchas actividades comerciales dependían de correos electrónicos, documentos en Word y archivos almacenados en los computadores de cada ejecutivo.
Esto generaba varios inconvenientes:
Las propuestas podían perderse.
No existía una estructura uniforme.
Era difícil conocer el estado real de cada oportunidad.
No existía trazabilidad cuando un ejecutivo no estaba disponible.
Los reportes requerían consolidaciones manuales.
Actualmente toda esa información se encuentra centralizada dentro del CRM.
Cada propuesta comercial forma parte del proceso de ventas y puede consultarse desde cualquier momento por los usuarios autorizados.
Los dashboards permiten visualizar inmediatamente:
Oportunidades abiertas.
Negocios cerrados.
Estado del pipeline comercial.
Indicadores de gestión.
Conversión de oportunidades.
Resultados comerciales.
La información ya no depende de archivos individuales; forma parte del conocimiento institucional de la organización.
De un 20% de visibilidad a un control total
Uno de los cambios más significativos ha sido la capacidad de medir el desempeño comercial con precisión.
Según Lucía López, Coordinadora Comercial de SIAR, anteriormente solo era posible obtener una visión parcial del comportamiento comercial.
Hoy, gracias a Zoho CRM Plus, toda la información se encuentra disponible mediante dashboards que permiten consultar los resultados con un solo clic.
“Pasamos de tener aproximadamente un 20% de información confiable a contar con el 100% de nuestras cifras reflejadas en el dashboard de ventas de Zoho CRM Plus.”
Esta evolución ha fortalecido la capacidad de análisis de la organización y ha facilitado la toma de decisiones comerciales basada en datos reales.
Un ecosistema que impulsa la innovación
Uno de los aspectos que más valora SIAR del ecosistema Zoho es su capacidad de evolucionar constantemente.
Cada nueva aplicación abre oportunidades para seguir optimizando procesos y promoviendo nuevas iniciativas de transformación digital.
Incluso usuarios que no pertenecen al área tecnológica exploran continuamente nuevas funcionalidades para identificar herramientas que puedan aportar valor a sus procesos y compartir estas oportunidades con el equipo de tecnología.
Este enfoque ha permitido construir una cultura de innovación permanente donde la transformación digital deja de ser un proyecto puntual para convertirse en una estrategia de mejora continua.
El valor del acompañamiento de OpenSky
Implementar un ecosistema con múltiples aplicaciones requiere mucho más que conocimiento técnico.
También implica comprender el negocio, evaluar alternativas y seleccionar las soluciones que realmente generan valor.
Desde el inicio de la relación, OpenSky Consultores acompañó a SIAR en este proceso.
El hecho de contar con un partner ubicado en Barranquilla, ciudad donde se encuentra la casa matriz de SIAR, permitió establecer una relación cercana desde las primeras reuniones presenciales.
Posteriormente, la capacidad de OpenSky para brindar soporte nacional e internacional fortaleció aún más la confianza de la organización.
Más allá de implementar herramientas, OpenSky ha acompañado a SIAR en la evaluación de nuevas aplicaciones, justificando técnicamente cada decisión ante la alta dirección y asegurando que las inversiones en transformación digital respondan a necesidades reales del negocio.
Como destaca Joel Andrade:
“La experticia del partner nos ha ayudado a tomar decisiones clave y bien justificadas ante la alta gerencia para que nuestros recursos realmente impulsen la transformación digital.”
Resultados
La evolución tecnológica de SIAR ha generado beneficios concretos para toda la organización:
Más de siete aplicaciones implementadas.
Repositorio documental centralizado con Zoho WorkDrive.
Mayor seguridad y disponibilidad de la información.
Eliminación de incidentes de pérdida de información.
Digitalización completa del proceso comercial.
Gestión comercial alineada con los procesos de calidad ISO 9001.
Trazabilidad total de oportunidades y propuestas.
Dashboards comerciales en tiempo real.
Indicadores confiables para la toma de decisiones.
Mayor colaboración entre áreas.
Cultura organizacional orientada a la innovación continua.
Transformación digital para diferenciarse en el mercado
Para SIAR, la tecnología no representa únicamente una mejora operativa.
Se ha convertido en un factor diferenciador que fortalece su capacidad para responder a las necesidades de sus clientes y posicionarse en un mercado cada vez más competitivo.
La transformación digital ha permitido integrar procesos, proteger la información y generar una cultura basada en datos, colaboración e innovación.
Como resume su equipo directivo:
“Hemos encontrado un apalancamiento que nos permite distinguirnos dentro del mercado gracias a la transformación digital de este siglo.”
¿Tu organización está preparada para dar el siguiente paso?
En OpenSky Consultores ayudamos a empresas de todos los sectores a transformar sus procesos mediante el ecosistema de soluciones de Zoho.
Implementamos plataformas como Zoho CRM Plus, Zoho WorkDrive, Zoho Analytics y otras aplicaciones que permiten centralizar la información, fortalecer la colaboración, automatizar procesos y tomar decisiones basadas en datos.
Más que implementar tecnología, acompañamos a nuestros clientes en la construcción de una estrategia de transformación digital alineada con sus objetivos de negocio.
Conversemos sobre los desafíos de tu organización.
Descubre cómo OpenSky puede ayudarte a convertir la información en una ventaja competitiva y acelerar el crecimiento de tu empresa con Zoho.
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